Boa parte das empresas surgem por conta das aptidões e gostos de seus fundadores. Seja para cozinhar, vender, negociar ou qualquer outra atividade. Muitas vezes, não está inclusa aí a habilidade na gestão de contas. Uma coisa que pode até parecer simples à primeira vista, mas faz toda a diferença no longo prazo e pode interferir diretamente no sucesso do negócio.
Mas o que é a gestão de contas? A grosso modo, podemos dizer que é saber para onde estão indo os recursos da sua empresa. Isso só é possível com uma radiografia de quais são os reais custos da sua operação. Só assim é possível ter controle financeiro total.
A gestão de contas consiste no controle das contas a pagar e contas a receber. Em empresas com estrutura um pouco maior há um departamento específico para isso, com profissionais focados em cada uma dessas funções. Em estruturas menores, isso pode ficar a cargo de uma só pessoa, que pode ainda ter outras funções. Por isso, a definição de processos e fluxos de informações é essencial para que nada se perca.
O objetivo final é o equilíbrio financeiro. Isso advém da gestão correta dos compromissos financeiros e das entradas de caixa, bem como das cobranças. Contas quitadas e recebimento em dia é sinal de empresa saudável.
Contas a pagar
Esse é um passo primordial para garantir o controle financeiro de sua empresa. É necessário saber quais são todas as contas a serem pagas. Isso inclui as despesas fixas e aquelas não programadas (pode-se fazer uma média de meses anteriores). Só assim, é possível fazer uma provisão de curto, médio e longo prazo para evitar eventuais surpresas desagradáveis.
O que são despesas fixas? Tudo aquilo que é recorrente e que é possível prever. Folha de pagamento, aluguel, condomínio, contas de consumo como água energia e telefone, serviços terceirizados, fornecedores, impostos e taxas, além de outros gastos, conforme o ramo de atuação de cada negócio.
E as despesas que não podem ser previstas? O ideal é torná-las o mais previsíveis possível. Seja fazendo uma média deles nos últimos 12 meses ou reservando uma parte da receita para esse fim. Desta forma, a empresa fica menos vulnerável a imprevistos e com o caixa mais protegido.
A correta gestão dessas contas evita juros, multas e é essencial para o acompanhamento do fluxo de caixa.
Contas a receber
Só possível haver controle de contas se houver dinheiro em caixa para quitá-las. Por isso, tão importante quanto a gestão de contas a pagar é o gerenciamento das entradas no caixa. Isso inclui todas as contas a receber e as cobranças a serem feitas, bem como a data em que tais recursos entrarão no caixa.
Dessa forma, é possível fazer uma previsão de receita de acordo com as projeções feitas por meio das contas a receber. Um controle rígido e minucioso não deixa escapar qualquer indício de inadimplência. Da mesma forma, os dados gerados permitem que o gestor faça um planejamento a longo prazo, estabeleça metas e desenvolva ações para ampliar o faturamento.
A importância de uma boa gestão de contas
Gerir e entender as contas da sua empresa é algo que está intimamente ligado ao sucesso. Por exemplo, não adianta o dono de uma pequena cafeteria ter encontrado o blend perfeito, servir o melhor café da região e atrair muitos clientes se ele não tiver percebido que está cobrando um preço que não cobre os seus custos. E ele só tem como saber isso se fizer uma gestão de contas correta.
Uma boa gestão financeira ajuda não apenas a precificar os seus produtos e serviços corretamente, mas também, como já citado acima, a planejar todos os passos da empresa, tenha ela o tamanho que for.
O caminho para uma boa gestão
Parece ser muito difícil ter o controle de tudo isso. A complexidade de entender todos os gastos e cuidar de todos os recebíveis parece algo bem distante, especialmente às empresas menores. Além de contar com um time de confiança, é preciso recorrer também a tecnologia.
Ter uma ferramenta de gestão de contas é imprescindível. Além de tornar o controle os processos muito mais seguros, um bom ERP permite que você tenha sempre em mãos de forma rápida e prática todas as informações para tomar decisões e manter a empresa sempre em evolução e saudável financeiramente.
E engana-se quem pensa que apenas grandes empresas podem lançar mão de sistemas. A tecnologia é algo que está acessível a todos e pode contribuir muito com as pequenas e médias empresas, uma vez que economizam tempo e pessoal.
Uma boa gestão começa pelo controle e isso só é possível com informações completas confiáveis. Sem o controle de contas correto, nenhuma empresa consegue evoluir.